Prüfmittelüberwachung Software: Papier, Excel, Dienstleister oder Software?
Vier Wege, Prüfmittel zu überwachen, im direkten Vergleich: was jeder Weg bei Fristen, Historie, Zertifikaten und Abweichungen leistet, wann welcher passt und was unsere Software konkret tut.
Die vier Wege im Vergleich
Die Tabelle beschreibt die typische Ausprägung je Weg, nicht ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Anbieter. Kosten stehen bewusst nur qualitativ da: Ohne belegte Quelle nennen wir keine Beträge.
| Kriterium | Papier / Kartei | Excel | Dienstleister | Software |
|---|---|---|---|---|
| Fristenüberwachung | Terminkartei oder Aushang, Kontrolle von Hand | Fristspalte, gesehen nur beim Öffnen der Datei | Termine liegen beim Anbieter | Fristenstatus je Prüfmittel in der Anwendung |
| Kalibrierhistorie | Karteikarte je Prüfmittel, Ablage im Ordner | Eine Zeile je Prüfmittel; Historie nur, wenn Zeilen oder Blätter ergänzt werden | Beim Anbieter geführt, Einsicht nach Absprache | Eintrag je Kalibrierung am Prüfmittel |
| Zertifikatsablage | Papier im Ordner | Dateien in Ordnern, Verweis in der Tabelle | Beim Anbieter oder als Kopie im Betrieb | Zertifikat am Kalibriereintrag verknüpft |
| Reaktion auf Abweichung | Sperrvermerk von Hand | Statusspalte von Hand umstellen | Meldung im Betrieb nötig | Ergebnis „außerhalb Toleranz“ setzt das Prüfmittel auf „Außer Betrieb“ |
| Mehrere Bearbeiter | Ein Ordner, ein Zugriff zur Zeit | Versionskonflikte bei paralleler Bearbeitung | Eine Ansprechperson beim Anbieter | Gleichzeitiger Zugriff im Browser |
| Nachweis für Audit oder Kunde | Ordner zusammenstellen | Tabelle und Ablage zusammenführen | Auswertung beim Anbieter anfragen | Daten liegen zentral am Prüfmittel |
| Kosten | Material und Arbeitszeit | Arbeitszeit, kaum Lizenzkosten | Laufende Vergütung nach Angebot | Laufender Tarif nach Umfang |
| Einführung | Kartei anlegen | Vorlage anpassen, Bestand eintragen | Bestand übergeben, Abläufe abstimmen | Bestand erfassen, Intervalle hinterlegen |
Wann welcher Weg passt
- Papier oder Kartei: wenn nur wenige Prüfmittel existieren, eine Person sie betreut und Kunden oder Auditoren keine elektronischen Nachweise erwarten.
- Excel: als Einstieg, wenn der Bestand überschaubar ist und die Datei konsequent von einer Person gepflegt wird. Eine kostenlose Excel-Vorlage steht bereit.
- Dienstleister: wenn im Betrieb die Zuständigkeit oder die Zeit für die laufende Pflege fehlt und Sie bereit sind, Daten und Termine einem Dritten anzuvertrauen.
- Software: wenn mehrere Personen mit denselben Prüfmitteln arbeiten, Kalibrierhistorie und Zertifikate je Prüfmittel zusammengehören sollen oder ein abweichendes Kalibrierergebnis sofort zu einer Sperre führen soll.
Die Wege schließen einander nicht aus: Wer mit Excel beginnt, kann wechseln, sobald Fristenpflege und Mehrfachzugriff zum Engpass werden. Welche Kriterien bei der Auswahl einer Software zählen, steht im Software-Vergleich nach Auswahlkriterien.
Was unsere Prüfmittelüberwachung-Software tut
Die folgenden Punkte beschreiben das Verhalten der Software, nicht ein Versprechen für ein Prüfungsergebnis:
Folgetermin wird abgeleitet
Aus dem Datum der letzten Kalibrierung und dem hinterlegten Intervall in Monaten berechnet die Software den nächsten Termin. Ein Termin rutscht dabei nicht in den Folgemonat.
Fristenstatus je Prüfmittel
Jedes Prüfmittel erhält den Zustand „in Frist“, „bald fällig“ (30 Tage Vorwarnzeit) oder „überfällig“. Am Fälligkeitstag selbst gilt es noch als in Frist.
Sperre bei Abweichung
Wird eine Kalibrierung mit dem Ergebnis „außerhalb Toleranz“ erfasst, setzt die Software das Prüfmittel auf „Außer Betrieb“. Ein stillgelegtes Prüfmittel wird durch eine Kalibrier-Erfassung nicht wieder aktiviert.
Bewertung früherer Messergebnisse
Ist das Kalibrierergebnis nicht „in Toleranz“, verlangt die Software eine Bewertung, ob zuvor gemessene Ergebnisse betroffen sind. Offene Bewertungen bleiben auf der Detailseite des Prüfmittels sichtbar.
Kalibrierhistorie mit Zertifikat
Jede Kalibrierung ist ein eigener Eintrag mit Ergebnis, Kalibrierstelle und verknüpftem Zertifikat. Ein neuer Eintrag überschreibt den alten nicht.
Nicht Teil der Software ist die Messsystemanalyse (Prüfmittelfähigkeit): Wer sie braucht, führt sie weiterhin separat. Funktionsumfang im Überblick: Funktionen; Tarife: Preise.
Häufige Fragen
Was ist Prüfmittelüberwachung?
Prüfmittelüberwachung bedeutet, Prüf- und Messmittel im Betrieb zu erfassen, ihre Kalibrierfristen im Blick zu behalten, den Kalibrierstatus kenntlich zu machen und die Nachweise aufzubewahren. Ob das auf Papier, in einer Tabelle, durch einen externen Dienstleister oder mit Software geschieht, ist eine Frage von Bestandsgröße, Personal und Prüfungsdruck.
Reicht Excel für die Prüfmittelüberwachung?
Für einen kleinen Bestand und eine einzelne verantwortliche Person kann eine gut geführte Tabelle reichen. Ihre Schwächen liegen im Betrieb: Fristen werden nur gesehen, wenn jemand die Tabelle öffnet, die Änderungshistorie fehlt, und mehrere Bearbeiter erzeugen Versionskonflikte. Eine kostenlose Excel-Vorlage finden Sie auf der Seite zur Prüfmittelverwaltung-Vorlage.
Wann lohnt sich ein Dienstleister für die Prüfmittelüberwachung?
Wenn im Betrieb niemand Zeit oder Zuständigkeit für die laufende Pflege hat. Der Dienstleister übernimmt dann Termin- und Datenpflege. Dafür liegen Daten und Termine bei einem Dritten, und Änderungen im Betrieb müssen an ihn gemeldet werden. Welche Leistungen ein Angebot tatsächlich umfasst, ist im Einzelfall zu klären.
Was kann eine Prüfmittelüberwachung-Software, was Excel nicht kann?
Sie leitet Folgetermine aus letzter Kalibrierung und Intervall ab, zeigt den Fristenstatus je Prüfmittel, hält eine Kalibrierhistorie mit verknüpftem Zertifikat vor und sperrt ein Prüfmittel, dessen Kalibrierergebnis außerhalb der Toleranz liegt. Einzelheiten dazu stehen weiter oben auf dieser Seite.
Was kostet eine Prüfmittelüberwachung?
Das hängt vom Weg ab. Papier und Excel verursachen kaum Lizenzkosten, aber Pflegeaufwand. Ein Dienstleister berechnet seine Leistung nach eigenem Angebot. Software kostet je nach Umfang einen laufenden Betrag. Die Tarife der Prüfmittelverwaltung-Software stehen auf der Preisseite.
Weiterführende Seiten
- Prüfmittelüberwachung: Ablauf, Kennzeichnung, Intervalle
- ISO 9001 Prüfmittelüberwachung (7.1.5): die Normsicht
- Prüfmittelverwaltung-Software im Überblick
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